IA para reuniones más cortas y actas automáticas

Las reuniones son necesarias, pero las actas son tediosas. Afortunadamente, la IA ha resuelto el problema de “quién toma notas”. Ahora el reto es elegir la herramienta correcta y saber procesar esa información.

El panorama de herramientas: ¿Cuál elijo?

No todas las IAs de reuniones son iguales. Aquí tienes una rápida comparativa:

• Integradas (Zoom AI Companion / Microsoft Teams Copilot / Google Meet Duet):
  • Lo bueno: Ya están ahí, no requieren instalación extra. Se saben los nombres de los participantes.
  • Lo malo: A veces requieren licencias Enterprise caras.
• Especializadas (Fireflies.ai / Otter.ai):
  • Lo bueno: Son “bots” que se unen a cualquier llamada (Zoom, Meet o Teams). Tienen analíticas avanzadas (quién habló más, sentimiento).
  • Lo malo: Un “invitado extraño” en la reunión puede incomodar a clientes externos.
• Locales/Privadas (Whisper + Obsidian/Notion):
  • Lo bueno: Privacidad total. Grabas el audio y lo transcribes tú mismo con modelos como Whisper de OpenAI.
  • Lo malo: No es en tiempo real. Requiere un paso manual extra.

Flujo de Trabajo Optimizado

Antes de la reunión: Asegúrate de que todos sepan que se grabará para transcripción. Esto suele tener un efecto secundario positivo: la gente habla más claro y va más al grano.

Durante la reunión: Actúa como un “director de orquesta” para la IA.

• Di los nombres: “Como decía María…”
• Verbaliza acuerdos explícitamente: “Entonces, acordamos que Juan envía el presupuesto el martes, ¿correcto?”. Esto es una señal brillante para que la IA lo detecte como “Action Item”.

Después de la reunión (El paso mágico): Si tu herramienta no te da un resumen automático perfecto, copia la transcripción cruda y pásala por ChatGPT, Claude o tu LLM de confianza con este prompt maestro.

El “Prompt Maestro” para Actas

“Actúa como un secretario ejecutivo experto. Analiza la siguiente transcripción de reunión y genera un resumen estructurado que incluya:

1. Objetivo principal: En una frase, ¿para qué fue la reunión?
2. Decisiones clave: Lista de acuerdos tomados (sin divagaciones).
3. Plan de Acción (Tabla): Tarea | Responsable | Fecha límite.
4. Temas aparcados: Temas que se mencionaron pero se dejaron para después.

Tono: Profesional y directo. Ignora saludos, chistes y relleno.”

⚠️ Advertencia: Las “Alucinaciones”

Cuidado. Si el audio es malo o la gente se interrumpe mucho, la IA puede “inventar” acuerdos para llenar los huecos.

• Regla de oro: Nunca envíes un resumen generado por IA sin leerlo antes. Verifica siempre cifras, fechas y nombres propios.

Usar IA en reuniones no es para dejar de prestar atención, es para poder prestar toda tu atención a la conversación, sabiendo que los detalles están siendo capturados con precisión.